Allgemeines:
Die E-Rechnungen sind zunächst nur verpflichtend für die Geschäftsvorfälle bei denen zwei inländische Unternehmer Leistungen miteinander abrechnen. Befreit von der E-Rechnungspflicht sind bislang Kleinstbetragsrechnungen (EUR 250), Fahrausweise, Steuerfreie Umsätze nach §4 Nr. 8 – 29 UStG
Eingangsrechnungen:
Ab dem 01.01.2025 müssen Sie als Unternehmer empfangsbereit für E-Rechnungen sein. Bislang haben sich in Deutschland zwei Arten von E-Rechnungen durchgesetzt.
Hierbei handelt es sich zum einen um die Zugferd-Rechnungen. Bei den Zugferd-Rechnungen erhalten Sie eine pdf-Rechnung, die aber einen strukturierten Datensatz automatisch mit beinhaltet. Diese Rechnungen können Sie sich wie bisher direkt an Ihrem PC ansehen.
Die andere Art der E-Rechnung ist unter dem Namen X-Rechnung bekannt. Hierbei wird ausschließlich der strukturierte Datensatz geliefert. Dieser Datensatz ist nicht direkt für Sie lesbar. Um eine Lesbarkeit herzustellen, sind derzeit folgende kostenlose Viewer für das X-Rechnungsformat auf dem Markt:
Auch bietet Elster (Online Finanzamt) die Möglichkeit einer direkten Online Visualisierung an:
https://www.elster.de/eportal/e-rechnung
Der Rechnungsaussteller benötigt für die Übermittlung der E-Rechnung nicht Ihr Einverständnis. Sollte der Rechnungsaussteller die E-Rechnungen an Sie übermitteln wollen, wird er dies per E-Mail, über ein Portal oder über eine elektronische Schnittstelle (sofern vorhanden) an Sie vornehmen.
Für den Empfang der E-Rechnungen empfehlen wir Ihnen die Einrichtung einer gesonderten Mailadresse, die Sie ausschließlich für den Empfang der Einrechnungen als E-Rechnungen nutzen. Fragen Sie Ihren Steuerberater ob Sie diese Eingangsrechnungen automatisiert und direkt an sein System weiterleiten dürfen.
Hinsichtlich der Erfüllung Ihrer Archivierungspflichten der Eingangsrechnungen möchten wir Sie darauf hinweisen, das die E-Rechnung so aufzubewahren ist, dass diese in ihrer ursprünglichen Form vorliegt und die Anforderungen an die Unveränderbarkeit erfüllt werden. Daher bitten wir Sie die Mails, die bei Ihnen eingehen, nicht zu löschen.
Alternativ zur Lesbarkeit der E-Rechnungen sowie Archivierung empfehlen wir Ihnen Dienste wie getmyinvoice.de
Ausgangsrechnungen:
In den Kalenderjahren 2025 und 2026 besteht noch keine Verpflichtung E-Rechnungen auszustellen.
Im Kalenderjahr dürfen Unternehmen, mit einem Gesamtumsatz von bis zu EUR 800.000 in 2026, auch weiterhin auf die Ausstellung von E-Rechnungen verzichten.
Ab 2028 wird die Verpflichtung der E- Rechnungen auf alle Unternehmer erweitert.
In den Kalenderjahren 2025 und 2026 (evtl. auch in 2027) hat nur der Rechnungsaussteller das Wahlrecht, ob er bereits E-Rechnungen ausstellen möchte. Der Rechnungsempfänger kann hier keine Vorgaben tätigen.
Es gibt bereits mehrere Anbieter, die die Erstellung von E-Rechnungen ermöglichen. Gerne beraten wie Sie hierzu.
Ihr PCplus Team
